Si no lo comunicas, es como si lo guardaras en un cajón y lo cerraras con llave. No querrás que le pase eso a tu programa de Voluntariado Corporativo, ¿verdad? Recuerda siempre que la clave está en la comunicación.
Elaborar una propuesta de valor que tenga en cuenta las necesidades e inquietudes de los empleados es importante para lograr que se movilicen y participen en las actividades de voluntariado que tu empresa les ofrece. Sin embargo, para tener éxito, también hay que saber gestionar la comunicación interna de una forma adecuada y eficaz. Aquí te dejamos algunos consejos que puedes empezar a aplicar en tu día a día:
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Planifica
Piensa antes de actuar, dedica tiempo a investigar y ten en cuenta los recursos que tienes disponibles. Establece los objetivos de tus comunicaciones y crea un plan de acciones que contemple el antes, el durante y el después. De este modo, te costará menos priorizar tus esfuerzos y tus mensajes tendrán más coherencia. ¿No sabes por dónde empezar? ¡Pues sigue leyendo!
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Averigua las motivaciones de tus compañeros
Para que tu programa de voluntariado corporativo y tus comunicaciones tengan éxito, debes elaborar mensajes que conecten con tu público: los empleados a los que quieres movilizar. Para conocerles y saber lo que les preocupa y les mueve (temáticas, poblaciones, intereses personales, etc.), qué mejor que preguntarles: realizar un focus group o una encuesta puede ayudarte a centrar tu propuesta de valor y enfocar tu plan de comunicación.
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Construye una base de datos y segmenta tu mensaje
Poco a poco, ve generando una base de datos con los contactos que se interesen por las actividades de voluntariado o participen en ellas. Las posibilidades de segmentación son muy numerosas: lugar de residencia, edad, competencias, tipo de actividades por las que muestran interés, colectivos con los que les gustaría trabajar, si estarían dispuestos a participar en actividades de voluntariado profesional, si realizan voluntariado fuera del horario laboral, si tienen familia, etc. Los distintos perfiles te permitirán ajustar mucho más tu audiencia ideal a la hora de promocionar una actividad u otra.
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Elige el canal adecuado
El perfil y el entorno de tus empleados determinarán el mejor canal para aproximarte a ellos: no es lo mismo que trabajen frente a un ordenador, que se dediquen a la hostelería. O que sean directivos mayores de 50 años que jóvenes por debajo de los 30. Si quieres dar a conocer tu programa a una empresa que acaba de incorporarse a la tuya, tal vez lo mejor sea organizar una reunión presencial en la que tus nuevos compañeros puedan ponerte cara y resolver sus dudas de una manera cercana. Si estás organizando una actividad dirigida a un público millennial, tal vez te interese apoyarte en redes sociales como Instagram o Twitter para hacer crecer tu mensaje. Por supuesto, puedes combinar herramientas de comunicación interna y externa sin ningún problema… ¡Los únicos límites son los que tú quieras poner!
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Crea una red de dinamizadores y apóyate en ellos
Busca aliados altamente motivados y pídeles que te ayuden a llegar más lejos. Construir una red de dinamizadores es especialmente recomendable cuando la empresa es grande o está dispersa geográficamente, pero nunca está de más poder apoyarte en tus compañeros para que trasmitan tu mensaje boca a boca y te echen una mano para reclutar voluntarios y voluntarias en su territorio, su oficina o su departamento. Deben conocer bien la política de voluntariado de la compañía para, además de promover la participación, poder ofrecer información general sobre el programa y resolver dudas. Por supuesto, la comunicación puede ir en ambas direcciones, ya que los dinamizadores tienen la posibilidad de canalizar inquietudes e iniciativas surgidas desde la plantilla.
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En la comunicación interna deja el lenguaje corporativo: ¡sé creativo!
Aunque el voluntariado se lleve a cabo dentro de la empresa, en ámbito en el que se mueve es más flexible y admite un acercamiento más informal y, por tanto, muchas más posibilidades creativas. Deja volar tu imaginación y busca formas diferentes y originales de llamar la atención de los empleados. Siempre que puedas, apóyate en recursos gráficos y audiovisuales, y pide a los voluntarios que te ayuden a documentar las actividades en las que participan. Ahora, gracias a la mejora de las cámaras de los teléfonos móviles… ¡todo es posible!
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Busca historias inspiradoras
Es más fácil conectar y empatizar a través de una historia con nombre y apellidos, así que siéntete libre de utilizar el storytelling para comunicar tu programa de voluntariado corporativo. Observa y escucha todo lo que sucede a tu alrededor. Seguro que hay voluntarios y beneficiarios que tienen experiencias emocionantes que contar, capaces de inspirar a otros compañeros y que, además, abalen la importancia de lo que haces. De nuevo, los recursos audiovisuales son más que bienvenidos.
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Sé claro y haz un llamamiento a la acción
No te andes por las ramas ni des nada por supuesto. Si quieres conseguir algo, pídelo de forma clara y concreta. Piensa dónde vas a realizar tu llamada a la acción y a quién quieres llegar: no es lo mismo colocar un banner en la intranet que preparar un boletín para los suscriptores habituales. Probablemente muchos de los que te vean en la red interna no estén familiarizados con el programa de voluntariado corporativo, mientras que en el segundo caso, sí. Elige un mensaje descriptivo, impactante o que genere intriga en los receptores, menciona los logros a los que van a poder contribuir y motívales a dar el siguiente paso. Dirígete a ellos con un “Apúntate ahora”, “Suscríbete a nuestro boletín”, “Leer más”, “Regístrate”, etc. No olvides cuidar el diseño: siempre es una buena opción utilizar elementos gráficos llamativos, como los botones.
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Comunica los resultados
Comunicar externamente los resultados de tus actividades te aporta notoriedad y puede ayudarte a atraer talento y fidelizar clientes. Sin embargo, es importante que esos resultados se difundan a nivel interno. A los voluntarios y voluntarias les gusta saber que su apoyo es realmente útil y a qué están contribuyendo. Además, te puede ayudar a posicionar tu programa dentro de la compañía y motivar a los empleados a convertirse en voluntarios activos o a seguir colaborando.
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Reconoce y visibiliza la labor de los voluntarios y voluntarias
Cuida a tus voluntarios y voluntarias y proclama a los cuatro vientos la importancia de lo que hacen. Visibilizar su participación y sus logros es una forma de recompensar su dedicación y les otorga notoriedad. Si están a gusto y se sienten reconocidos, será más fácil garantizar su continuidad. Además, podrán ayudarte a difundir tu mensaje. ¡Ojo! No a todos los voluntarios les gusta ser objeto de atención, así que consúltales siempre antes de ponerte a trabajar.
Y uno más, de regalo: Mide la eficacia de tu comunicación
La comunicación es por naturaleza dinámica. Lo que te funcionaba antes no tiene por qué funcionarte ahora. Establece indicadores, mide de forma periódica y compara para saber qué debes mantener y qué tienes que cambiar. El índice de visitas, el número de nuevas suscripciones al boletín, el volumen de inscripciones a una actividad o el nivel de conocimiento del programa de voluntariado corporativo dentro de tu empresa son algunas de las variables que dan pistas sobre cómo estás gestionando tu comunicación interna. No olvides que tanto los indicadores como la eficacia de las acciones deben determinarse en relación a unos objetivos previamente marcados.
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